お世話になっております。ダブルループの福田です。

生成AIの進化により業務でAIを活用するシーンが皆さんの会社でも増えてきたのではないでしょうか。

便利な一方で、まだ場面やスポットでの利用が多い・・・という方もいらっしゃることでしょう。

ということで、今回は生成AIを業務単位で社内の誰しもが活用するための方法論について
書いてみました。

AIを検索ツールで終わらせない。
Gem×NotebookLMで実現する業務ナレッジ活用

生成AIの活用が進む中で、多くの企業が感じている課題の一つに・・・

「AIをどう業務に定着させるか」

という問題があります。

単発でAIを使うだけでは、効率化の効果は限定的です。

そこでご紹介したいのが、自社の知識やノウハウをAIに整理させて活用する
「独自AIマニュアル」
という考え方です。

今回はその構築方法としてGem（Gemini）とNotebookLMの連携について整理してみます。

まず、Gemとは何なのかを説明します。

Gemは、GeminiをベースにしたカスタムAIの仕組みで、
特定の役割や目的を持ったAIを作ることができます。
※ChatGPTでいうGPTsです。

例えば「マーケティング担当AI」「営業サポートAI」といった形で、
用途ごとにAIの振る舞いというか、役割を設計できるのが特徴です。

単なるチャットAIではなく、特定の業務を支援する専用AIとして設計できる点が
Gemの良い点です。

一方のNotebookLMは、資料を読み込ませて活用するタイプのAIツールです。

社内マニュアル、議事録、業務資料などを登録すると、
それらを根拠にAIが回答を生成してくれます。
つまり、一般的な知識やwebの情報を参照した回答ではなく
「（登録した）自社の資料をベースにした回答」ができるようになります。

そして、この2つを組み合わせることで独自のAIマニュアルの仕組みが作れるようになります。

NotebookLMに社内資料や業務ノウハウを蓄積し、その内容を前提にGemを動かすことで、
自社の業務知識を理解しているAIを構築できるようになるわけです。

こうした仕組みを作るとさまざまな業務で効率化が期待できます。

例えば、新人教育の場面。

業務マニュアルや過去のノウハウをAIが参照しながら回答できれば、
教育担当者や先輩社員に質問が集中するという状況を減らすことができます。

また、営業やマーケティングの業務でも、
社内資料を踏まえた提案内容や説明の整理をAIがサポートできるようになります。

他にも頻度が高くない業務の手順についてもマニュアルを探すという手間を削減し、
Gemに聞けばOKとなることから探したり、誰かに尋ねるというコストを減らすことができます。

さらに重要なのは、単なる効率化だけでなく業務水準の平準化にもつながる点です。

担当者ごとの経験や知識の差によって、
仕事の品質がばらつくことは多くの企業で見られることだと思います。

自社の知識をAIマニュアルとして整理しておけば、
誰が業務を行っても一定の基準を保ちやすくなります。

もし、皆さんの会社で次のような悩みを感じている場合は
AIマニュアル構築を検討すべきと私は考えます。

・新人教育に時間がかかっている
・特定の担当者に質問が集中する
・業務ノウハウが個人に依存している
・紙やデータのマニュアルがあっても活用されていない

生成AIは単なる便利ツールとして使うだけでは、その価値を十分に引き出せません。

自社の知識を蓄積し、業務に活かす仕組みとして設計することが重要です。
GemとNotebookLMの連携は、その第一歩として非常に有効なアプローチと言えるでしょう。

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執筆者紹介

福田英明

株式会社ダブルループ　代表取締役

明治大学卒業後、大塚商会に入社、営業経験を経た後に楽天株式会社に転職。
楽天ではビジネスマッチングサイト「楽天ビジネス」にて営業・コンサル・マーケティング・事業企画の業務に従事。
2010年に、株式会社ダブルループを設立後、多くの企業のホームページ制作及びWEBコンサルティングを行う。
また、大小問わず様々な企業にて、WEB戦略に関する講演を多数行っている。
累計講演回数150回以上。

【著書】
「まるっと1冊でわかる! 起業を決めたら最初に読む本」翔泳社
第三章　「ホームページ作成で必要なこと」執筆

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