Gmailが文章を考えてくれる？知らないと損する新機能

お世話になっております。ダブルループの福田です。

生成AIが当たり前のように私たちの業務で活用される時代になってきました。
AI活用の対象となる業務の1つがメール作成です。

ということで今回はメール作成に便利なGmailの文章作成サポート機能について解説してみます。

Gmailが文章を考えてくれる？知らないと損する新機能

仕事でもプライベートでも、毎日のように使うメールですが・・・

・何を書けばいいか迷う
・文章を考えるのに意外と時間がかかる

そんな経験は、誰しもがしたことがあるのではないでしょうか。

最近、Gmailに新しく追加された 「文章作成サポート機能」 は、
そんなメール作成の悩みを大きく減らしてくれる機能です。

難しい操作は不要で、文章を考える作業をGmailが手伝ってくれるのが特徴です。

では、Gmailの文章作成サポート機能とは何か。
簡単に言うと、メールの下書きを自動で作ってくれる機能です。

伝えたい内容を簡単な言葉で入力すると、
それを元に失礼のない自然な文章をGmailが提案してくれます。

たとえば

・取引先へのお礼メール
・日程調整のお願い
・急ぎではないが断りづらい返信
・言い回しに気を使う社内メール
・誤字脱字チェック

こうした場面で、どう書けばいいかを考える時間が一気に短縮されます。

個人的に特に役立つのは、文章に正解がないシーンです。

ビジネスメールは内容そのものより言い方やトーン、失礼がないかが気に掛けています。

文章作成サポートを使えばベースとなる文章を一瞬で作ってくれるため、
あとは自分の言葉に少し直すだけで済みます。

では、この便利な機能を使うにはどうすればいいのかを続いては解説していきます。

プラグインなどで何か特別なソフトを入れる必要はありません。

Gmailを開き、メール作成画面で文章入力欄を見ると文章作成を手助けするボタンが表示されます。

そこから簡単な指示やキーワードを入力するだけで、文章案が表示されます。

なお、この機能は現時点では・・・

・Google Workspace有料プラン契約者
・Google AI Plus契約者

の方に限定されています。

文章作成サポート機能から考えられることは、
メール作成は「考える仕事」ではなく「時短できる業務」になりつつあるという点です。

これまでは・・・

・文章を考える
・書き直す
・読み返す

という作業に、知らないうちに多くの時間を使っていました。

文章作成サポートを使えば、このうちの最初の文章を考え書く時間をほぼゼロにできます。

もちろん、最終確認や微調整は必要です。

しかし、ゼロから考えるのと、すでにある文章を直すのとでは負担がまったく違います。

今後、メール作成だけでなく、文章を書く作業全体が
AIに任せて時短する方向へ進んでいくでしょう。

Gmailの文章作成サポートは、その第一歩とも言えます。

「文章を書くのが苦手」
「メールに時間を取られている」
そんな方こそ、一度試してみる価値があります。

メール作成は、もう頑張る作業ではなく効率化する業務のひとつになっているのです。

ちなみにGmailの仕様改定により自社のドメインのメールを受信できなくなってしまいましたが、
こちらの対策については動画教材を弊社よりリリースしております。

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執筆者紹介

福田英明

株式会社ダブルループ　代表取締役

明治大学卒業後、大塚商会に入社、営業経験を経た後に楽天株式会社に転職。
楽天ではビジネスマッチングサイト「楽天ビジネス」にて営業・コンサル・マーケティング・事業企画の業務に従事。
2010年に、株式会社ダブルループを設立後、多くの企業のホームページ制作及びWEBコンサルティングを行う。
また、大小問わず様々な企業にて、WEB戦略に関する講演を多数行っている。
累計講演回数150回以上。

【著書】
「まるっと1冊でわかる! 起業を決めたら最初に読む本」翔泳社
第三章　「ホームページ作成で必要なこと」執筆

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